Datenschutzerklärung für Bewerber

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Lieber Bewerber,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Hochschule. Entsprechend der Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) informieren wir Sie im Folgenden über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihres Bewerbungsverfahrens.

1.    Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher ist die Alanus Hochschule – Institut für Waldorfpädagogik, Inklusion und Interkulturalität gemeinnützige UG, Am Exerzierplatz 21, 68167 Mannheim, Tel. 0621-484401-0, E-Mail: institut-waldorf@alanus.edu, vertreten durch ihren Geschäftsführer Michael Schröder.

2.    Wie können Sie unseren Datenschutzbeauftragten kontaktieren?

Unseren Datenschutzbeauftragten können Sie per E-Mail an datenschutz-mannheim@alanus.edu oder über unsere Postadresse mit dem Zusatz „Der Datenschutzbeauftragte“ kontaktieren.

3.    Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für den Auswahlprozess geeigneter Bewerber und die administrative Durchführung des Bewerbungsverfahrens, um eine Entscheidung über die Begründung eines Studienverhältnisses treffen zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Wenn die Bewerbung zu einer Zulassung führt, verarbeiten wir die von Ihnen bereits erhaltenen Daten für Zwecke des Studienverhältnisses, soweit dies für dessen Durchführung erforderlich ist. In diesem Fall werden ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich, in die Studentenakte und in unser digitales Studentenverwaltungsprogramm überführt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

4.    Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die Sie uns mit Ihrer Bewerbung für das Zulassungsverfahren übermitteln. Hierbei handelt es sich um Stammdaten (Namen, Adress- und Kommunikationsdaten), Ihre Motivation für die Bewerbung, einen tabellarischen Lebenslauf sowie ggf. weiterer Daten, die Sie uns für das Bewerbungsverfahren zur Verfügung stellen.
Wenn die Bewerbung zu einer Zulassung führt,
Per Anschreiben fordert das Sekretariat vom Bewerber folgende Unterlagen an: Motivationsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, 1 Passbild, Kopie Ihres Personalausweises, amtlich beglaubigte Zeugniskopien (Schule, Ausbildung, Studium), Kopie eines aktuellen einfachen polizeilichen Führungszeugnisses, Krankversicherungsbescheinigung, Exmatrikulationsbescheinigung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen und eine Leistungsübersicht. Bei ausländischen Bewerbern benötigen wir außerdem Sprachnachweis über Deutschkenntnisse und übersetzte Zeugnisses in deutscher Sprache (amtlich beglaubigte Kopie).

5.    Wer sind die Empfänger Ihrer Daten?

Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten sind das Empfangssekretariat, das Sekretariat der Studierendenverwaltung und die für die Bewerbungsverfahren zuständigen Mitarbeiter der Hochschule.
Es haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Bewerbungsverfahrens benötigen.
Wenn wir ihre personenbezogenen Daten an das mit uns verbundene Unternehmen Akademie für Waldorfpädagogik Aus- und Weiterbildung Mannheim übermitteln wollen, geschieht dies nur mit Ihrer Einwilligung. In diesem Falle werden wir Sie gesondert kontaktieren und um Ihre Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO ersuchen.
Im Rahmen einer datenschutzrechtlichen Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DS-GVO setzen wir für den Betrieb und die Pflege unserer informationstechnologischen Systeme Dienstleister ein, die im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der IT-Systeme ggf. Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten können. Wir haben deshalb geeignete rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen mit den Dienstleistern getroffen, um den Schutz der personenbezogenen Daten gemäß den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten.

6.    Wann werden Ihre Daten gelöscht?

Wenn Ihre Bewerbung zu keinem Studienverhältnis führt, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) spätestens 4 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z.B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung). Sollten wir Ihre Unterlagen länger als 4 Monate aufbewahren, erfolgt dies nur mit Ihrer Einwilligung.

7.    Übermitteln wir Ihre Daten an ein Drittland?

Eine Datenübermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant.

8.    Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung ein.

9.    Welche Rechte haben Sie?

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sind Sie Betroffener i.S.d. Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und haben folgende Rechte: Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO).
Des Weiteren haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Eine Übersicht der deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie unter www.datenschutzkonferenz-online.de/datenschutzaufsichtsbehoerden.html.